仕事で文章を提出した際、丁寧に説明するために一生懸命書いたつもりが、上司から分かりにくいと指摘を受けてしまうことってありますよね？
これは伝えようとする情報がたくさんありすぎて、どれが一番伝えたいことか分からない文章になっているのが原因です。
そこでこの記事では分かりやすく簡潔にまとまった文章を書く時のポイントを、私がライターとして働く上で感じたことを交えながらご紹介いたします。
文章を分かりやすくするポイントとは？
始めに文章を分かりやすくするポイントは、読者目線を常に持つことです。
書き手になると「状況を詳しく説明したいし知って欲しい」という自分の気持ちを優先させてしまいがちです。
しかし、読者の立場なら自分が知りたい情報を中心に書いて欲しいですし、理解できない不要な情報はいりません。
ですから、まずは文章を書く前に、誰のためにどんなテーマを選び、どんな文章を書くのか、明確な目的を設定しましょう。
そして、書いている情報が読者にとって必要な情報なのかを、何度も読み返して確認することが大切です。
私もライターとして働き始めて1年半になりますが、1つの文章には「あれもこれも…」とたくさんの話題を盛り込まないように、「今から書く文章ではこれを伝える」と決めて、
話題を1つに絞るように心がけています。
その上で、方法や手順のように伝えたい内容が複数ある場合は、次のようなリストにして伝えています。
感染症を予防する方法は次の3つです。
- マスクをする。
- 手指の消毒をする。
- 人混みを避ける。
1つの文章が長いと読者は読む気が失せてしまいますが、リストにして伝えるだけで格段に分かりやすくなりますよ。
文章を簡潔にまとめるコツはこれ！
また分かりやすい文章を書くためには、次の3つのコツをつかんで文章を簡潔にまとめるスキルも必用です。
要点を先に伝える
1つ目は、テーマとなる大事な部分から伝えることです。
前置きがだらだら長いと、結局何を言いたいのか分からない文章になってしまい、読者には話の内容が伝わってきません。
ですから失敗の原因や実践の結果、依頼したいことなど、結論を文章の一番最初に書き、補足は後で入れるように注意しましょう。
主語と述語を近づける
2つ目は、意味が通る程度に主語と述語を近づけることです。
たとえば、「私はコロナ禍で医療従事者として働けなくなったので、ライターをしております」と書いたとしましょう。
この場合、主語は「私」、述語は「ライターをしております」であり、「コロナ禍で医療従事者として働けなくなった」は理由です。
ですからこの場合、「私はライターをしております。理由はコロナ禍で医療従事者として働けなくなったからです」と1文1文を短く書くことがオススメです。
主語と術後を近づけることで、文章はよりコンパクトにまとまりますよ。
過剰な敬語は控える
そして3つ目に、上司へ提出する文章となれば、過剰な敬語になりがちです。
たとえば、スマートフォンの操作を説明する文章を書くとしましょう。
「ロックを解除して下さい。その後、メールアプリを選んでダブルタップしてください」などと書いてあると、
「ください」が鼻につき、本題が分かりにくくなりますよね。
そのため、私は説明文での敬語はほとんど使っておりません。「ロックを解除する。メールアプリを選んでダブルタップする」のように、本題だけ書くようにする方が簡潔ですっきりするでしょう。
まとめ
上司に何かを伝えようとすると、「事実を事細かく伝えなければならない」とか、「敬語は必ず使わなければならない」などと考えてしまいがち。
でも、それは全部書き手の都合や思い込みにしか過ぎません。
読み手は1回読んだだけで必用な情報が分かる文章を求めていますので、上司の立場に立って何度も読み返し、簡潔で分かりやすい文章を書くように心がけましょう。
