週1回・月1回などと定期的に行われる会議。
ところがその中には何のアイディアも出ず、ほとんどの人がただ座っているだけのムダな会議も存在するので、出席することがストレスになる場合もあるのではないでしょうか？
実はこうしたムダ会議がなくならないのは、会議が「決める場」ではなく、「情報共有の場」になっているからなのです。
では、なぜ情報を共有するためだけの集まりが、「会議」と題して頻繁に開かれているのでしょうか？
ムダ会議が起こりやすい職場の特徴と、それを改善する方法を考察してみました。
ムダ会議が起こりやすい職場の特徴！あてはまるとやばい！？
初めにムダ会議が起こりやすい職場には、次の2つの特徴があり、あなたの職場も当てはまっていれば要注意です。
集まることで安心感を得ている
まずあなたの職場では、
「集まって話し合うことで何となく同僚や上司とのコミュニケーションがとれる」
という安心感を得るための会議が開かれていませんか？
私が以前働いていた職場もこのタイプでした。
この場合、会議は定期的に社員が集まるものの、何かを決めるというよりはそれぞれが健康状態や趣味など思ったことを言い、何となく全員が満足して退散するという集会になってしまう可能性があります。
その結果目的があるようで無く、物事が決まっていないようで何となく決まっているような曖昧でムダな会議が起こってしまうのです。
会議そのものが目的になっている
そして寄り合いのような会議が何度も続くと、やがて会議を開くことそのものが目的化されてしまいます。
つまり話し合う必要があるから会議が開かれるのではなく、「会議をする」と決まっているから会議が開かれることになるのです。
こうした会議は、「また次もある」という甘えと安心感を生みます。
その結果、前回までに話し合った内容の確認が大半を占める長くてムダな会議が多く開かれてしまうのです。
ムダ会議で残業…苦痛な職場を改善する方法とは！？
とはいえ、こうした長時間に渡るムダ会議が度重なり、それが残業にまで繋がってしまうと、心身ともに疲れてしまいますよね。
ですから苦痛な職場にならないためにも、次の3つを実践してみましょう。
ビジネスチャットやカジュアルな場の利用
1つ目は前述にも述べましたが、会議は「情報共有の場」ではなく、「決める場」です。
ですから情報共有だけがしたいのであれば、ビジネスチャットアプリで済ませましょう。
また健康状態や趣味の話をする場合は、実際に対面して話した方がお互いを理解し合えて良いのですが、「会議」とかしこまった場を設定する必要はありません。
むしろカジュアルな場で話した方が、それぞれが気軽に自分の思いを伝えやすくなるでしょう。
事前準備を忘れずに
2つ目に、会議は本来、事前に全員が必要な情報を共有していて、その上で確認しておきたいことや念のため聞いておきたいことをすり合わせて決める物です。
もし本当に人を集めて決定しようと思っているのであれば、関係者には必要な資料を事前にメールで送っておきましょう。
メールのやりとりの中で細かな疑問点を解消しておくことができれば話も進みやすく、会議がムダに長くなることはなくなりますよ。
社員全員に気を配る
そして3つ目に、「●●さんが会議で居眠りをしていた」とか、
「★★さんは会議で的外れな発言が多い」などを、笑い話として放置していてはなりません。
むしろこうした内容が話題になり始めるということは、社員がムダ会議に振り回されていることの表れです。
自分のことだけでなく、会議に参加している社員全体に気を配り、本当に必要な会議なのかを確認した上で始められると良いですね。
まとめ
会議は仕事を進める上で重要なことではありますが、「開けばうまくいく」というわけでもありません。
事前準備を怠らず、目的を明確にした上で開きたい物ですね。
